EBYS üzerinden oluşturulan evrakların gönderilmeden önce gerekli kontrollerinin dikkatle yapılması, yazım ve içerik açısından titizlik gösterilmesi önem arz etmektedir. Bu hususta tüm birimlerin gerekli hassasiyeti göstermesi gerekmektedir.
Ayrıca, evrakın tarafımdan “üzerime alınması” yönünde talepte bulunan birimlerin, söz konusu taleplerini gerekçeleriyle birlikte resmi yazı ile Genel Sekreterliğe bildirmeleri gerekmektedir. Gerekçeli ve resmi yazı/mail ile yapılmayan başvurular dikkate alınmayacaktır.